"אבל מי שומר על האוצר שלך?", שאלתי מנכ"ל של חברה גדולה, באחת מפגישות הייעוץ שלנו.
הוא הסתכל עלי מבולבל ושאל נבוך על מה אני מדברת. "אוצר זאת מילה גדולה ואני לא מדברת על מזומנים", הרגעתי אותו, "אני מתכוונת לכל הידע שנצבר בחברה שלך. אתה שומר עליו? אתה בודק בקפידה למי יש את המפתחות לאוצר הזה והאם הוא לא הולך לך לאיבוד כשאחד העובדים הבכירים עוזב?"
בשלב הזה כבר הצלחתי לעורר את סקרנותו ואיתה הגיעו שאלות רבות בנושא. "איך את מציעה לשמור את הידע הזה? איפה בעצם הידע הזה נמצא? אילו פעולות אני יכול לעשות כדי לוודא שהידע הארגוני שלי לא ילך לאיבוד?" אותו מנכ"ל הבין לראשונה שאם הוא לא יעשה פעולות משמעותיות, אחד האוצרות החשובים של החברה שהוא עומד בראשה ילך לאיבוד.
איפה הידע מתחבא?
עם השנים עובדים בארגונים צוברים המון ידע. חלק מהידע הוא בליבת העסק, למשל: "איך מייצרים את המוצר" או "אילו מרכיבים יש בכל חבילה ללקוח" או "מי אחראי על כל תחום פעילות ארגוני". לסוג הידע הזה קוראים הידע הגלוי בארגון (Explicit knowledge). לצד הידע הגלוי ישנה התבונה הארגונית המייצרת את ניחוח ההצלחה של הארגון, לדוגמא: "איך נכון לדבר ללקוחות מסוימים", "מי האדם הנכון ביותר אליו כדאי לפנות על מנת לזרז תהליכים", "מי יודע לפתור אתגרים מורכבים" ואפילו "מהם תהליכי העבודה היעילים ביותר להצלחה. סוג ידע זה קרוי הידע הסמוי בארגון (Tacit knowledge).
אחד הקשיים הגדולים ביותר בארגונים הוא שהידע הנצבר לא נשמר. למרות שהידע הוא האוצר המשמעותי ביותר של הארגון, לא משקיעים מאמץ בשימור שלו. ישנם ארגונים בהם מקפידים לשמר לפחות את הידע הגלוי. עושים זאת בדרכים שונות כמו באמצעות פורטל ארגוני, תהליכי עבודה תומכים, נהלי עבודה והגדרות תפקיד. אבל דווקא את התבונה הארגונית, הידע הסמוי, לא שומרים ולעיתים אף אין מודעות לצורך לשמר אותה. התבונה הארגונית הזו היא הידע הטמון בראשם של האנשים. כשעוזבים עובדים מומחים או עובדים וותיקים, הידע אובד לארגון ביחד איתם.
ידע הוא כוח
אז למה בכל כך הרבה ארגונים הידע הזה הולך לאיבוד? קודם כל מדובר בחוסר מודעות. מנהלים לא מודעים לכך שהידע הזה קיים ושהוא חיוני לשמירה. בדרך להגשמת המטרות והחזון של הארגון הם שוכחים שלמעשה יש עובדים שיודעים הרבה מאוד אינפורמציה שנרכשת תוך כדי עבודה.
הסיבה השנייה היא פשוטה, עובדים שומרים על הידע שהם צברו "קרוב לחזה" בכוונה. ישנם לא מעט עובדים שעדיין מחזיקים בתפישה שידע הוא כוח, וששמירה עליו תהפוך אותם לחיוניים ובלתי ניתנים להחלפה. לכן הם אוחזים בידע רב ולא משתפים בו כדי להישאר רלוונטיים ומשמעותיים בארגון.
מהפכת הידע העולמית מחייבת גם ארגונים לנהל את התבונה הארגונית בצורה נכונה, כך יכולת השליטה הפנימית של הארגון תגדל וגם היכולת לייצר עובדים מקצועיים ועצמאיים תלך ותתפתח.
על מנת להתחיל לייצר שימור של הידע בארגון, יש לייצר תרבות של שיתוף בידע. כלומר, טיפוח המודעות והרצון לשמר, לשתף ולפתח את הידע הארגוני. חשוב למגר את התרבות שבה 'ידע הוא כוח', תרבות שגורמת לעובדים לא לשתף ידע המבוסס על ניסיון ומומחיות מקצועית. איך מייצרים תרבות של שימור ידע? הנה כמה רעיונות חשובים ליישום:
למדו ממצבי היומיום
כשאנחנו מדברים על למידה ממצבי היומיום אנחנו מדברים על למידת ה- Good Practices והחשיבה המשותפת לגבי יישומם בארגון ברמה היומיומית. למשל: יצירת שולחנות עגולים של חשיבה, קיום פאנלים של שאלות ותשובות הנעשים בפורומים של עובדים המתמחים בתחומים דומים והקפדה על מפגשים מקצועיים בדגש על שימור וניהול הידע.
קרא עוד על חברה לייעוץ ארגוני >>
למדו מהצלחות, הפיקו לקחים מטעויות
כשישנה הצלחה ארגונית, עסקית או אחרת, צרו זמן מובנה ללמידה וניתוח ההצלחה. לשם כך יש לזהות את ההצלחות ולהפכם לעקרונות פעולה פרקטיים. באותה צורה טפלו גם בטעויות. כשמתרחשת טעות או אי הצלחה, צרו מפגש המתחקר את הטעות, לומד ממנה ומפיק את הלקחים שיקבלו ביטוי בתהליכי עבודה קיימים או חדשים. הזמינו למפגשים אלה עובדים מתחומי עיסוק שונים. הטעות עצמה היא פחות רלוונטית, הדגש הוא על הלמידה ועל האופן שבו למידה זו יכולה לתרום למחלקות שונות.
צרו הזדמנויות לחדשנות
הקצו זמן לפיתוח תהליכים חדשים והטילו ספק בקיים. ישנם ארגונים המאפשרים סיירות חדשנות (Innovation Lab) או זמן מובנה בשגרת היומיום המוקדשת לפיתוח וחשיבה על תהליכים חדשים. בנוסף, עודדו שימוש בפלטפורמה של מדיות חברתיות. כלי המדיה החברתית היום מאפשרים לנו ליצור קבוצות דיון ושיתוף כתובות. ניתן לקיים קבוצות סגורות ופתוחות ולכל אחת מטרות שונות. בקבוצות דיון המחייבות כתיבה יש לשמור על כללים כדי שהן יישארו פרודוקטיביות לאורך זמן. למשל באיזה תכנים משתפים ובאיזה לא, איך מחפשים מידע בקבוצה ועוד.
ולבסוף, חשוב מאוד לוודא שכל המפגשים יתועדו ויהיו נגישים לכל העובדים בארגון, וכמובן גם שהתוצרים הללו ייכנסו לתהליכי עבודה קיימים או חדשים בארגון ויתורגמו לפרקטיקה ארגונית.
