השד לא כזה נורא – איך בונים תכנית עבודה מוצלחת לצד תקציב שנתי שיאפשר את מימושה

ירים יד מי שאוהב להכין תכנית עבודה ותקציב.

אני עושה את זה כבר שנים, ועדיין, בכל שנה זה אתגר גדול. הסיבה לכך היא שאני תמיד רוצה יותר ממה שעשיתי בשנה שעברה: יותר טוב, יותר חדשני, יותר… וזה מכניס אותי קצת ללחץ.

מה שעוזר לי בד"כ לשחרר את הלחץ זה לקחת משימה ולפרק אותה לתתי משימות ואז השד פחות נורא. אז בואו ננסה להכניס סדר, שיטה, שיקלו עלינו את המטלה.

אני תמיד אוהבת להתחיל משימה בהגדרת המטרה, גם במקרה הזה: מטרת תכנית העבודה היא להגדיר את המשימות ומסגרת התקציב לשנה הקרובה. בהגדרת המטרה אנחנו למעשה עונים על השאלה "מה אנחנו מתכננים לעשות בשנה הקרובה וכמה זה יעלה לנו?" ולכן, התהליך מחולק לשני שלבים: שלב הראשון הכנת תכנית העבודה והשלב השני הוא בניית התקציב שנגזר ממנה.

ב-3 קופצים! שלושה שלבים להכנת תכנית עבודה:

שלב ראשון – ההכנה

סוגרים זמן ביומן שמיועד לחשיבה שלנו. זה המקום לעשות הערכה ובדיקה של הדברים הבאים:

• מטרות ויעדים של השנה שעברה, שעדיין בתהליך וניתן להעביר/לסיים בשנה הבאה.
• האם צפויים אירועים מיוחדים שקשורים לחברה ודורשים התייחסות בתכנית העבודה – כמו: הוצאת גרסאות חדשות, השקת מוצר חדש, הנפקה, כניסה לשווקים חדשים, כניסה לטכנולוגיות חדשות, חגיגות עשור לארגון, רכישות וכדומה.
• רעיונות חדשים שכדאי להכניס לתכנית העבודה. המלצה שלי: בעבר נמנעתי מהשתתפות בהרצאות/ ימי עיון/ כנסים/ פגישות עם קולגות וכד' כי זה הרגיש לי בזבוז זמן. כעת, מניסיוני, כשבוחרים את יום העיון הנכון, והקולגות המתאימים, זה נותן המון חומר למחשבה ופותח את הראש לרעיונות חדשים שירעננו גם את תכנית העבודה.

• פודקאסט מומלץ כחומר למחשבה – Reid Hoffman, אחד המייסדים של לינקדאין והיום אחד השותפים בקרן  Greylock Partners, מראיין את תותחי העל מהתעשייה כמו מארק צוקרברג, מנכ"ל אינסטגרם ועוד אושיות מעניינות שקוראים עליהן בעיתוני הכלכלה.        MASTERS of SCALE, with REID HOFFMAN

   

• שלב שני – פגישת הנהלה
  זו פגישה שבה עושים סיעור מוחות, עם חברי ההנהלה. שומעים פידבק ורעיונות. שום דבר לא סגור עדיין. זאת נקודה חשובה – מנכ"ל, מנהל, שסוגר תכנית עבודה מבלי לשמוע, להתייעץ ולשתף את חברי ההנהלה, יקטין את סיכויי ההצלחה שלה. בפגישת ההנהלה המנכ"ל מציג את יעדי החברה לשנה הבאה ומוביל את הדיון ואת החשיבה המשותפת. תפקיד חברי ההנהלה לאתגר אותו ולשאול שאלות קשות.דוגמה לנקודות התייחסות בפגישה:
  • מה צפי המכירות של החברה: גדלים/קטנים, בכמה? למה ?נתונים אלה מסייעים במתן אינדיקציה למספר האנשים שנגייס לארגון או שנאלץ להיפרד מהם.
  • מה צפוי בשנה הקרובה בנוגע לסניפי החברה בארץ ובחו"ל? האם מקימים/ סוגרים/ מרחיבים סניפים? במידה ופותחים סניפים צריך להיערך לכך בשביל ללמוד את השטח מבחינת דיני עבודה, גיוס, ושכר. במידה וסוגרים סניפים צריך להבין שוב מה חוקי העבודה במדינה ולתכנן את המהלך בהתאם. באירופה למשל, קשה מאוד להיפרד מעובדים, מדובר בתהליך מורכב שיכול לקחת שנה.
  • האם הארגון צפוי לאמץ טכנולוגיות חדשות ?במידה שכן יש להבין מהן המשמעויות מבחינת היכולת הטכנולוגית הקיימת בחברה. האם צריך להדריך עובדים קיימים בטכנולוגיות החדשות, או לגייס עובדים בעלי הידע הנדרש.
  • האם מתכננים מיזוגים ורכישות, או מהלכים פיננסים שעשויים להשפיע על כוח האדם, כמו הנפקת חברה בבורסה. במידה שכן, יש להבין את ההשפעה של בעלי התפקידים שנכנסים לחברה, לבצע היערכות פנים ארגונית לפני, במהלך ואחרי האירוע ולבנות תכנית שימור לעובדי המפתח.

   

  שלב שלישי – הכנת טיוטה של תכנית עבודה על סמך תוצאות ישיבת ההנהלה

  אחרי שהבנו את התמונה הגדולה של מה הולך להיות בשנה הבאה, אפשר לשבת ולתכנן את תכנית העבודה של המחלקה, או במידה ואני לא מנהל/ת, את התכנית שלי.

  לא לשכוח לבדוק את הדברים הבאים:

• מטרות ויעדים של שנה קודמת: מה עדיין בתהליך וניתן להעביר/לסיים לשנה הבאה.
• האם צפויים אירועים מיוחדים הקשורים לתחום הפעילות שלי.
• חדשנות – רעיונות ותחומי פעולה חדשים שכדאי לטפל בהם בשנה הבאה.
• פגישות עם קולגות – לשמוע אינפוטים ורעיונות על דברים שחסרים וכדאי להוסיף לתכנית העבודה.

• "דברי במספרים גברת" –  מתכנית העבודה לתקציב:

  1. 1. בחינה של התקציב של השנה שעברה: מה נוצל, מה לא, איפה יש שאריות ולמה.
  2. 2. בכמה אנשים סה"כ החברה תגדל בשנה הבאה? התקציב צריך להכיל את כמות האנשים המתוכננת בכל חודש.
  3. 3. באיזה מטבע מדובר? במידה והתקציב דולרי יש לכתוב את שער הדולר שעבדנו לפיו.
  4. 4. עלויות שכר– במידה וצפויה צמיחה בכמות האנשים יש להכניס לתקציב שכר של אנשים בתוספת מקדם של עלות מעביד (עלות הסוציאליות, קרן השתלמות, חופשה). הבנת עלויות השכר בארץ ובחו"ל. עלות של סקרי שכר בארץ ובחו"ל, עלותם גבוהה אבל הכרחית כדי לנהל תקציב גיוס ושכר בצורה אחראית.
  1. 5. עלויות גיוס – פרסום בלינקדאין, חברות השמה, פירסום ברשתות החברתיות/ חבר מביא חבר.
  2. 6. אירועים מיוחדים שנציין בשנה הבאה – חשוב לזכור לגלם את ההטבות בתכנית התקציב, על מנת שנשקף את העלות האמתית של פעילות זאת.
  3. 7. אימוץ ולימוד טכנולוגיות חדשות.
  4. 8. תכנית שימור עובדים ובחינה של התכניות הקיימות.

• תכנית העבודה והתקציב מלווים את העבודה שלנו במהלך כל השנה. יש לחלק אותם לרבעונים ולבדוק האם אנו עומדים בתכנית בזמן אמת.
• אז יש לנו תכנית עבודה ותקציב! את תכנית העבודה מפרקים בהמשך לתתי משימות עם תוצאות ולו"ז רצוי לכל משימה ויש לנו בסיס להערכה ובקרה במהלך השנה. לא לשכוח שזאת טיוטה שצריכה לקבל את אישור המנכ"ל וההנהלה.

• שיהיה בהצלחה (:

רוצה להבין יותר לעומק איך בונים תכנית עבודה מוצלחת? לדעת מה חשוב להכניס השנה בתכנית HR, איך לנהל את התקציב בהתאם וכיצד להציג אותה למנכ"ל? הצטרפי לערב HR הקרוב שלנו!