לאחרונה אני מלווה ארגון סטארטאפ שכמו רבים צמח וגדל מעבר ליכולת קיבולת המשרדים שלהם.
על האתגרים שבליווי אישי למנהלים בחברה שאין בה שטח פנוי לשבת בו לפגישה אישית, ושכל חדר ישיבות הוסב עם הזמן לעוד מקום ישיבה לעובדים, אספר בפעם אחרת. רק אומר שכבר יצא לי לקיים פגישות על הגג, בממ"ד ופעם אחת אפילו על ספסל.
לפני כשלושה חודשים עברו כל העובדים למשרדים חדשים מרווחים וגדולים בקרבת מקום. המקום אליו עברו התאפיין בשינוי אחד מאוד מהותי, במקום משרדים קטנים בהם עבדו 4-5 עובדים ומשרדים פרטיים למנהלים, כולם עברו לעבוד ב-Open Space גדול.
במקום החדש כולם עובדים זה לצד זה, מחשב ליד מחשב, ישנם מספר חדרי ישיבות פרטיים בגדלים שונים וחדר פרטי או זוגי לכל חבר הנהלה, כולל ה-HR.
למה הם בעצם עשו את זה? הכול קשור לטרנד העולמי שהתחיל, איך לא, בסיליקון ואלי.
הכול פתוח
לפי ההערכות, כיום בארה"ב יותר מ-70% מהמשרדים הם ללא או עם מעט מחיצות. סיליקון ואלי מובילים את הורדת המחיצות עם חברות כמו גוגל, יאהו, איביי, גולדמן סאקס ואמריקן אקספרס שכבר אימצו את הטרנד.
בפייסבוק, שלח מארק צוקרברג ב-2012 את הארכיטקט המפורסם פראנק גהרי לעצב את תוכנית ה-Open space הגדולה בעולם בה 2800 מהנדסים יושבים זה לצד זה. גם מיכאל בלומברג אימץ את הטרנד והכניס אותו לסיטי הול כאשר מונה להיות ראש העיר של ניו יורק. הוא ציין כי הדבר מקדם שקיפות והגינות ומהווה סמל ליצירת תקשורת פתוחה ובלתי אמצעית עם מנהלי העיר.
הסיבות לכך הן רבות. ב-open space ניתן למקסם את שטח המשרד במינימום הוצאות ולא לבזבז מקום על קירות שבמקומם ניתן להוסיף עוד שולחנות.
יתרון נוסף הוא שקל יותר לעובדים לייצר אינטראקציות עם קולגות. במקום לקבוע פגישה או ללכת למשרד, אני פשוט פונה לעמית שלי שיושב שני שולחנות ממני ומתייעץ איתו. ייתכן גם שקולגה שלנו שומעת את השיחה ותורמת מהניסיון שלה, ופתאום עולים כמה רעיונות ודרכי פעולה חדשים שנשמעים מאד מבטיחים, דבר שלא היה מתאפשר לעולם אם כל עובד היה סגור במשרד שלו.
ליד הכסא של הבוס
למנהלים שיושבים עם העובדים שלהם ב-open space קל יותר לייצר קשר קרוב ובלתי אמצעי עם העובדים. הם יכולים לחוש טוב יותר את "השטח" ולהיות ערים למתרחש. בין אם מדובר בהבנת האינטריגות בין העובדים ובין אם מדובר בזיהוי עבודה לא יעילה או לא מסונכרנת. כשהמנהל שם גם לעובד יותר קל לפנות בשאלות או להעלות רעיונות.
יתרון נוסף, פחות גלוי אבל בהחלט משמעותי, הוא יכולת הבקרה הקלה על העובדים. כולם רואים בכל רגע נתון עם מה אתה מתעסק. והיי, אתה לא תגלוש בפייסבוק כל היום אם מטר ממך יושב עובד נוסף שרואה את מסך המחשב שלך. אתה גם תמעיט בשיחות טלפון כי הרי כולם שומעים ובאופן כללי תעבוד באופן יעיל יותר.
נשמע מושלם? לא תמיד. בשיטת ה-open space יש גם חסרונות.
ב-2013 פורסם מחקר שמצא כי מרבית העובדים ב-open space מתוסכלים מהפרעות שמובילים לביצועי עבודה נמוכים יותר. כמעט מחצית מהעונים השיבו שרעש במשרד היווה בעיה משמעותית עבורם ויותר מ-30% התלוננו על חוסר בפרטיות.
בנוסף לכך מנהלים התלוננו כי נאלצו לוותר על היוקרה שבמשרד פרטי ולעבור לשולחן עבודה רגיל כאחרון העובדים וחלקם העלו קושי להפנים את דפוס העבודה החדש בו יש לשמור על שקט ולהתחשב בכל הנוכחים.
איך עושים את זה נכון?
אז איך נהנים מהיתרונות ומצמצמים את החסרונות? התשובה היא תכנון טוב. בחרתם לעצב את המשרד ב- open space? עליכם להשקיע ביצירת אקוסטיקה טובה ונעימה. למשל, עד לא מזמן הטרנד הרווח היה רצפת פרקט עד שהבינו שרעש הצעדים, במיוחד של עקבים, יוצר בלאגן והסחת דעת. כיום משרדים רבים חוזרים למוטיבים של שנות ה- 80 עם שטיחים גדולים מקיר לקיר שמצמצמים את הרעש לכמעט אפסי. באופן כללי, רצוי להתייעץ עם מומחה אקוסטיקה לפני המעבר ל- open space כדי לראות כיצד ניתן לצמצם באופן משמעותי את הקולות והרעשים.
אפשר גם ליצור חדרי "שקט" קטנים (אפילו כאלו שמתאימים לעובד אחד או שניים) אליהם יכול להיכנס העובד במידה והוא זקוק לריכוז רב. פתרון נוסף זה אוזניות. רבים מהעובדים ב-open space נוהגים לשים אוזניות כדי להימנע מהסחות דעת ורעשים. זה גם עוזר לעובדים אחרים להבין שכאשר מישהו עם אוזניות סימן שהוא עסוק ומומלץ לא להפריע לו. ניתן לעשות קנייה מרוכזת של אוזניות עבור העובדים שלכם כדי לשדר להם שנוחות העבודה חשובה לכם.
ולבסוף, חינוך. משרד שמתנהל ב-open space לא חייב להיות רועש. מספיק להיכנס למשרדים של חברת קלרנה, סטארטאפ שהיה לנו את העונג לארח אצלם את מפגש ה-HR Breakfast Club שלנו, כדי להיווכח בשקט המופתי. 53 עובדים יושבים זה לצד זה, כולל המנכ"ל, ומנהלים שגרת יום רגועה ושקטה.
לנהל את השינוי
אם העובדים שלכם היו רגילים לחדרים וכעת עוברים ל-open space יש להדריך אותם על אופן העבודה בפורמט החדש. כללים חדשים כמו: "אם אתה רוצה לשאול שאלה עובד שנמצא מספר שולחנות ממך, גש אליו. אל תקרא לו בקול", צריכים להיות ברורים ומדוברים. כמו גם הדרכה לגבי התחשבות באחר ומתן כבוד.
כמו כל שינוי, גם כאן יש צורך בניהול השינוי. כמעט כל שינוי הוא קשה ומעורר התנגדות, אפילו כשהוא חיובי. אנשים מטבעם לא אוהבים שינויים. ברגע שיש שינוי אנשים נוטים לפנטז ולעשות אידיאליזציה כמה טוב היה קודם, ממש כמו בני ישראל במדבר שרק רצו לחזור למצרים לאוכל שהיה להם בלי לזכור שהיו עבדים ועבדו בפרך. מצד אחד יש לאפשר לעובדים זמן להתרגל ולהסתגל לשינוי ולהכיר בכך שזה חלק מהתהליך ומצד שני יש לנהל אותו. על איך מנהלים שינוי וטיפים מעולים לביצוע, מוזמנים לקרוא כאן.
לסיכום, גם בארגון שליוויתי לקח לעובדים זמן להתרגל לשינוי. כיום אחרי שלושה חודשים, העובדים רואים את יתרונות העבודה ב-open space – הם פחות מוסחים מהרעש והם עובדים יותר בשקט וביעילות רבה יותר.
זקוקים לליווי מקצועי בניהול השינוי? צרו קשר ונשמח לעמוד לרשותכם!
